技巧008:办公文档和表格的版本管理

#Tip #Excel #Office #Version

在程序猿文明中，版本管理已经是成熟且必备了。从poorman，cvs，svn到git，攻城狮可以自由的穿梭于平行宇宙，切换版本。然而，落后的文档(doc)和表格(xls)部落，依然生活在原始丛林（副本X，副本X的副本），需要版本神殿的庇护。

🦁1.文件名标上版本和修订

如果不能使用在线文档协调办公，也没有好的网盘进行文件管理时，你可能会

• 通过邮件附件，发送 【业A.doc】
• 在微信或qq群，发送 【业A-副本1.doc】
• 在上述途径中，交换了多个同名文件，但内容不同。

此时，你需要给文件名加上版本号和修订号，相当于程序版本(xx.yy.zz)的前两段。

• 业A.doc，首次出现可以这样
• 业A-0804.doc，以日期为版本，为【业A】在8月4日的版本。
• 业A-0804-01.doc，以序号为修订，为【业A-0804】的第一次修订。

结论，被误解是表达者的宿命，所以，一定要千方百计的摘清关系，让听者清晰。

🦁2.利用doc的审阅功能

在doc系列中，不管是MS还是WPS，都有一个审阅(Review)功能，可以跟踪文档变化。打开这个功能后，开始编辑文档。任何变化（增加，修改，删除）都会有很好的标记。

此外，不能使用此功能的文档格式，也可以使用颜色（每次一种）来跟踪变化，让读者容易看到变化。总之，需要让听者更容易发现变化，而不是通篇查找和人脑比较。

🦁3.规定xls的变更规则

对于电子表格（excel，spreedsheet），没有审阅功能。所以依赖于团队规则和模板，分享一套日本人的方法。

首先，一个大一点的excel中有三类表格，完成以下功能。

• 版本 sheet，用来记录变更，Rev，Date，修改位置，修改内容，担当
• 目录 sheet，方便导航（如果sheet较少，可以不用）
• 正文sheet，第一列和第一行作为版本坐标，标记Add、Update，Delete

如图，举例说明版本坐标的用法

• 214-215行，为Rev=3时，增加的
• 216行，为Rev=20时，更新的
• 222-225行，为Rev=69时，删除的
• 红色位置，为重点突出内容
• 一般使用行坐标即可，复杂时可以增加列坐标。
• 单元格可以辅以颜色或标注。

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※ 我们的征途是星辰大海 ※

题图：Dust Pillar of the Carina Nebula, Inside the head of this interstellar monster is a star that is slowly destroying it